Polityka prywatności

Słowo wstępu

Szanując prawo do prywatności i ochrony danych osobowych naszych klientów i kontrahentów, którzy powierzają nam swoje dane osobowe i informacje niezbędne do wykonania strony www, portalu, sklepu itp. informujemy że Państwa dane osobowe są przetwarzane zgodnie Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO / GDPR) oraz ustawy o ochroni danych osobowych z dnia 10 maja 2018r. (Dz. U. z 2018 poz. 1000)

Dbając o ochronę Państwa danych osobowych dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony Waszych interesów oraz praw i wolności, w szczególności zapewniamy, że zbierane przez nas dane są:

Zbierane dla konkretnych, określonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.
Przetwarzane zgodnie z prawem.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem strony www.specialspace.pl jest Special Space Sp. z o.o. ul. Kijowska 44, 85 – 007 Bydgoszcz zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy pod nr KRS: 0000703732, NIP: 5542957257, REGON: 368736612. Kontakt z administratorem możliwy pod adresem e-mail: bok@specialspace.pl

Inspektor ochrony danych

W trosce o ochronę danych osobowych i zapewnienie ciągłości bezpieczeństwa poprzez zarządzanie ryzykiem powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem: hanna@bezpieczenstwowfirmie.pl

Do Inspektora Ochrony Danych należy kierować tylko sprawy związane z przetwarzaniem Państwa danych przez Special Space Sp. z o.o. w tym sprawy dotyczące realizacji praw osób, których dane dotyczą w zakresie dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, czy sprzeciwu na ich przetwarzanie. Na realizację praw osób, których dane dotyczą mamy 30 dni.

Cel i podstawa przetwarzania danych

Cel 1: Udzielenie odpowiedzi na zapytania o produkt kierowane za pomocą formularz „brief”, adresu e-mail.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest: podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (RODO art. 6 ust 1 lit. B), zgodnie z zasadą że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem jeżeli jest niezbędne w celu realizacji umowy bądź przed jej zawarciem.

Cel 2: Realizacja zamówionej usługi.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest: osoba, której dane dotyczą jest stroną umowy (art. 6 ust 1 lit B).

Cel 3: Dokumentowanie transakcji handlowych oraz wystawienia faktury VAT.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Cel 4: Ustalenie, obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

Kategorie danych jakie zbieramy za pośrednictwem strony www.specialspace.pl

W zakresie korzystania ze strony www.specialspace.pl przez Użytkownika przechowujemy zapytania http kierowane do serwera. Przeglądane zasoby są identyfikowane poprzez adresy URL i dotyczą:

• Publicznego adresu IP urządzenia końcowego, z którego nadeszło zapytanie;
• Nazwy stacji Użytkownika – identyfikacja jeśli jest możliwa realizowana jest przez protokół http;
• Czasu nadejścia zapytania;
• Pierwszego wiersza żądania http;
• Kodu odpowiedzi http;
• Liczby wysyłanych przez serwer danych;
• Informacja o przeglądarce;
• Informacje o błędach jakie wystąpiły przy realizacji transakcji http.

Powyższe dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi stronę www.specialspace.pl

Serwis zbiera automatycznie tylko i wyłącznie informacje zawarte w plikach cookie. Gromadzone dane są wykorzystywane do:

• Zarządzania serwerem.
• Badania zagregowanego ruchu Użytkowników w ramach strony www.specialspace.pl oraz w celach statystycznych w tym z wykorzystaniem narzędzia Google Analytics.

Kategorie danych osobowych przetwarzane w związku z odpowiadaniem na zapytania, obsługą klientów oraz zawieraniem umów

• Imię i nazwisko.
• Adres e-mail.
• Numer telefonu.
• Adres dostarczenia zamówienia.
• Adres i nazwa firmy.
• NIP.

Podanie tych danych jest dobrowolne lecz ich nie podanie skutkuje brakiem możliwości zakupienia towarów od Administratora.

Przetwarzanie danych osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem portali społecznościowych

Co do zasady Facebook.pl i Instagram.com są administratorami danych osobowych swoich użytkowników i przetwarzają je na podstawie własnych regulaminów i polityk, które użytkownik akceptuje przy zakładaniu konta.

Regulamin korzystania z Facebook.pl
https://www.facebook.com/privacy/explanation

Regulamin korzystania z Instagram.com
https://help.instagram.com/581066165581870

W sytuacji kiedy kontaktują się Państwo z nami lub wchodzą w relacje za pomocą Facebook.pl lub Instagram.com (tj. obserwowanie naszych postów, pozostawienie komentarzy, polubienia lub udostępnienia postów) to Special Space Sp. z o.o. staje się również administratorem danych. Dane, w których posiadanie wchodzimy za pośrednictwem portali społecznościowych (imię i nazwisko/ nick, zdjęcia, profil oraz inne informacje jak są nam przekazywane za pośrednictwem wiadomości prywatnych przez Messengera lub w komentarzach) przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora aby odpowiedzieć na wiadomość, komentarz pod postem oraz w celu utrzymania relacji z osobami zainteresowanymi naszymi usługami.

Nie łączymy danych pozyskanych za pośrednictwem portali społecznościowych z innymi danymi jakie nam Państwo przekazują innymi kanałami, chyba że wyślą nam Państwo prywatną wiadomość, w której przekażą nam Państwo adres e-mail lub inne materiały jakie mamy wykorzystać w zleconych nam pracach. Special Space Sp. z o.o. nie przekazuje Państwa danych innym podmiotom lecz mogą to robić portale społecznościowe. Prosimy mieć jednak na względzie że Facebook i Instagram jako administratorzy danych swoich użytkowników mają pełen dostęp to wszystkich informacji na Państwa temat.

Jeżeli chcą Państwo zachować poufność danych jakie nam przekazujecie prosimy o skorzystanie z innych kanałów komunikacji niż portale społecznościowe. W trakcie komunikacji poprzez nasze adresy e-mail wskazane do kontaktu na stronie www.specialspace.pl/kontakt mamy pełną kontrolę nad poufnością i dostępem do informacji w nich zawartych.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator używa plików cookie (ciasteczek) do śledzenia ruchu na stronie www.specialspace.pl. Szczegółowe informacje na temat ciasteczek i profilowania znajdą Państwo w sekcji Pliki cookie niniejszej Polityki prywatności.

Jak długo będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe

Państwa dane osobowe przetwarzane w celu obsługi zapytania ofertowego będą przetwarzane przez okres trwania korespondencji po czym w zależności od rezultatów negocjacji albo zasilą naszą bazę danych klientów i będą przetwarzane w związku z realizacją umowy bądź zostaną usunięte jeżeli wystąpi brak możliwości nawiązania współpracy.

Państwa dane przetwarzane w związku z zakupem towaru będą przetwarzane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym została wystawiona faktura.

Dane przetwarzane w związku z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną ewentualnych roszczeń będą przetwarzane przez najdłuższy możliwy okres przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy.

Odbiorcy danych

Zapewniamy poprzez realizację procedury wyboru kontrahenta, że każdy podmiot biorący udział w przetwarzaniu Państwa danych osobowych posiada wdrożone odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ponoszonego ryzyka w związku z powierzonymi czynnościami.

Odbiorcami danych osobowych osób korzystających ze strony www.specialspace.pl jest podmiot świadczący usługi hostingu dla Administratora.

W przypadku korzystania z naszych usług i wystawienia faktury sprzedażowej przez Administratora odbiorcą danych jest podmiot świadczący usługi księgowe dla Administratora.

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Państwa danych osobowych zachowywała je w poufności i przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

Prawa osób, których dane dotyczą

• Prawo do żądania dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.;
• Prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• Prawo do przenoszenia danych;
• Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).

Więcej informacji na temat ochrony danych osobowych znajda Państwo na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych www.uodo.gov.pl

Jak dbamy o przetwarzane dane

Aby sprostać wymogom prawa opracowaliśmy i wdrożyliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia, jak m.in.:

• Analiza ryzyka dla praw i wolności osób, których dane przetwarzamy;
• Notyfikacja naruszeń;
• Retencja danych;
• Rejestr czynności przetwarzania danych;
• Realizacja praw osób, których dane dotyczą;
• Wybór kontrahenta.

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej zalecenia Urzędu Ochrony Danych Osobowych i Europejskiej Rady Ochrony Danych ( EDPB).

Pliki cookie

Nasza strona korzysta z plików cookie, czyli ciasteczek. Pliki cookie są zapisywane w pamięci Państwa urządzenia. Dzięki nim mogą Państwo korzystać z wszystkich funkcjonalności Strony. Ciasteczka nie powodują zmian w ustawieniach Państwa urządzeń. Pliki cookie strony www.specialspace.pl nie przechowują poufnych danych takich jaki imię, nazwisko czy adres. W celu ograniczenia, zablokowania lub usunięcia plików cookie ze strony www.specialspace.pl należy użyć ustawień przeglądarki internetowej. Każda przeglądarka jest inna, ale w menu „Pomoc” przeglądarki można zapoznać się ze sposobami zmiany preferencji dotyczących plików cookie. Podmiotem umieszczającym pliki cookie na urządzeniu końcowym Użytkownika jest Administrator.

Ciasteczka statystyczne, które pozwalają właścicielowi strony obserwować i zrozumieć jak osoby odwiedzające korzystają ze strony, poprzez zbieranie i raportowanie anonimowych informacji.

Na stronie www.specialspace.pl stosujemy następujące pliki cookie:

CMSSESSID# jest to ciasteczko sesyjne co oznacza, że jest ono usuwane z urządzenia użytkownika wraz z zakończeniem przeglądania strony. Ciasteczko to niezbędne jest do prawidłowego funkcjonowania strony i umożliwia korzystanie z podstawowych jej funkcji, takich jak nawigowanie na stronie i dostęp do obszarów zabezpieczonych strony internetowej bez konieczności logowania się na poszczególnych podstronach. Podmiotem umieszczającym pliki tej kategorii na urządzeniu końcowym użytkownika jest Administrator strony www.specialspace.pl

_ga – Używane przez aplikację Google Analytics w celu rejestrowania unikalnego identyfikatora, który służy do generowania danych statystycznych dotyczących sposobu korzystania z witryny przez użytkownika. To ciasteczko jest utrzymywane na urządzeniu końcowym użytkownika przez 2 lata.

_gat – Używany przez aplikację Google Analytics do ograniczenia wskaźnika żądań. To ciasteczko utrzymywane jest przez 1 dzień na urządzeniu końcowym użytkownika.

_gid – Używany przez aplikację Google Analytics do rejestrowania unikalnego identyfikatora, który służy do generowania danych statystycznych dotyczących sposobu korzystania z witryny przez użytkownika. To ciasteczko jest utrzymywane przez 1 dzień na urządzeniu końcowym użytkownika.

ads/ga-audiences – Używany przez Google AdWords do ponownego angażowania użytkowników, którzy mogą przekonać się do klientów na podstawie zachowań użytkowników w Internecie w różnych witrynach.

common/cavalry_endpoint.php – Gromadzi dane o zachowaniu odwiedzających z wielu stron internetowych, aby prezentować trafniejsze reklamy – pozwala to również stronie ograniczyć liczbę wyświetleń tej samej reklamy.

Administrator strony www.specialspace.pl nie profiluje danych osobowych użytkowników strony i nie poddaje ich procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Jednak może to robić Google.

Administrator strony korzysta z narzędzia Google Analytics zapewnianego przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Podstawą prawną takiego działania jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na tworzeniu i analizie statystyk w celu optymalizacji funkcjonowania strony.

Google Analytics gromadzi informacje o korzystaniu ze strony w sposób automatyczny.

Administrator aktywował funkcję częściowej anonimizacji adresu IP, tj. adres IP użytkownika strony jest skracany przed przekazaniem dalej. Zanonimizowany adres IP przekazany przez przeglądarkę użytkownika w ramach Google Analytics co do zasady nie jest łączony z innymi danymi Google.

Z uwagi na to, że Google LLC posiada siedzibą w USA i wykorzystuje infrastrukturę techniczną znajdującą się w USA, przystąpił on do programu EU-US-Privacy Shield w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych wymaganego przez przepisu europejskie. W ramach umowy pomiędzy USA a Komisją Europejską ta ostatnia stwierdziła odpowiedni poziom ochrony danych w przypadku przedsiębiorstw posiadających certyfikat Privacy Shield.

Użytkownik może zapobiec rejestrowaniu zgromadzonych przez pliki cookies danych dotyczących korzystania ze strony www.specialspace.pl przez Google, jak również przetwarzaniu tych danych przez Google, instalując wtyczkę do przeglądarki znajdującą się pod następującym adresem: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Szczegóły na temat przetwarzania danych w ramach Google Analytics, można znaleźć pod adresem: https://support.google.com/analytics/answer/6004245.